„Cetățenii nu trebuie să mai fie curieri între instituțiile statului! Prin proiectul L483/2026, inițiat de parlamentari liberali și adoptat de Senat, vrem să punem capăt drumurilor inutile pentru documente pe care statul le deține deja”, susține Glad Varga, senator PNL de Arad.
Parlamentarul susține că instituțiile trebuie să comunice între ele, nu să plimbe oamenii de la un ghișeu la altul, iar respectul pentru timpul cetățenilor trebuie să devină regulă, nu excepție.
„Și, foarte important, introducem sancțiuni pentru nerespectarea regulilor: amenzi între 1.000 și 5.000 de lei pentru personalul care solicită nejustificat documente, copii legalizate sau dosare cu șină și amenzi de până la 25.000 de lei pentru conducătorii instituțiilor care nu respectă anumite obligații de digitalizare.
Instituțiile trebuie să comunice între ele, nu să plimbe cetățenii de la un ghișeu la altul. Respectul pentru timpul oamenilor trebuie să devină o regulă, nu o excepție”, mai spune Glad Varga.
Legea există din 2016, dar nu se aplică
Reamintim faptul că potrivit unor reglementări intrate în vigoare încă din 2016, instituțiile publice, ca și orice birou al administrației centrale, sunt obligate să nu mai solicite copii legalizate după documente, înlocuindu-le cu declarații pe propria răspundere sau cu certificări cu originalul.
Ordonanța de Urgență nr. 41/2016 reprezintă actul normativ pilon pentru reforma administrației publice din România, fiind cunoscută drept legea fundamentală a debirocratizării și digitalizării. Actul a fost extins ulterior (prin Legea nr. 9/2023) pentru a se aplica nu doar ministerelor și agențiilor centrale, ci și autorităților locale (primării, consilii județene), școlilor, spitalelor și companiilor private care oferă servicii publice (cum ar fi furnizorii de utilități).
Principalele reguli:
- Interzicerea copiilor legalizate: Copiile legalizate sau simple după documente emise de instituții ale statului sunt înlocuite de certificarea conformității cu originalul făcută direct de către funcționarul public de la ghișeu, în mod gratuit.
- Interzicerea dosarului cu șină: Instituțiile nu mai au voie să solicite dosar cu șină, articole de birotică sau papetărie pentru furnizarea unui serviciu public, concursuri de funcții publice sau achiziții.
- Obținerea din oficiu / electronic: Instituțiile sunt obligate să obțină documentele sau extrasele necesare direct în format electronic de la celelalte autorități, pe baza consimțământului tău.
- Sancțiuni noi: Personalul din instituțiile publice care continuă să ceară ilegal copii de la cetățeni sau firme riscă amenzi de până la 5.000 de lei, iar șefii acestor instituții pot fi sancționați cu amenzi de până la 25.000 de lei (conform unui proiect adoptat recent de Senat).
Cele mai importante obligații impuse instituțiilor prin OUG 41/2016 sunt:
- Eliminarea copiilor legalizate și a fotocopiilor pe banii cetățeanului: Instituțiile nu mai au voie să îți ceară copii legalizate la notar pentru documentele emise de statul român.Te prezinți cu documentul original, iar funcționarul de la ghișeu este obligat să facă fotocopierea gratuit și să semneze pe ea textul „conform cu originalul”.
- Transmiterea actelor de identitate pe e-mail: Fiecare instituție publică are obligația să pună la dispoziție o adresă de poștă electronică (e-mail) dedicată primirii copiei în format electronic după cartea de identitate (buletin). Nu mai ești obligat să mergi cu foaia listată la dosar.
- Formulare editabile online și digitalizare: Toate modelele de cereri și formulare tipizate trebuie publicate pe site-urile instituțiilor în format electronic editabil (.doc, .pdf completabil). Nu mai este legal să fii trimis să cumperi formulare tipizate sau să le xeroxezi din format fizic. De asemenea, instituțiile sunt obligate să accepte documente semnate cu semnătură electronică avansată sau calificată.
- Interconectarea bazelor de date: Dacă o instituție are nevoie de un aviz, extras sau document emis de altă instituție publică pentru a-ți rezolva ție o cerere, este obligată să îl solicite intern, electronic, direct de la entitatea respectivă, în baza consimțământului tău, scutindu-te pe tine de drumuri.
Legea nr. 267/2021 și Legea nr. 9/2023 au adus modificări importante OUG nr. 41/2016 privind simplificarea administrativă, eliminând birocrația excesivă și obligând instituțiile statului să digitalizeze procesele.
Legea nr. 267/2021 (în vigoare din 1 ianuarie 2022)
- Interzicerea copiilor de pe documente emise de stat: Instituțiile publice și organele administrației publice centrale nu mai au voie să ceară copii de pe avize sau alte documente emise anterior de alte instituții publice.
- Solicitarea electronică: Instituțiile sunt obligate să obțină acele copii sau extrase direct de la autoritatea emitentă, pe cale electronică și cu acordul (consimțământul expres) al cetățeanului.
Legea nr. 9/2023 (în vigoare din iulie 2023)
- Extinderea regulilor: Măsurile de simplificare au fost extinse și la administrația locală (primării, consilii județene) și la serviciile de utilități publice.
- Formulare editabile online: Instituțiile sunt obligate să publice pe site-urile proprii formulare și cereri în format editabil (sau să ofere acces prin Punctul de Contact Unic Electronic – PCUE).
- Acceptarea semnăturilor și copiilor digitale: Administrația trebuie să accepte copii pe e-mail ale cărții de identitate și să accepte semnături electronice calificate sau avansate.
- Interzicerea birocrației fizice și a taxelor ascunse:
- Este interzisă solicitarea de dosare cu șină sau alte articole de birotică.
- Este interzisă solicitarea de copii legalizate (acestea sunt înlocuite de simple certificate pentru conformitate realizate de funcționarul public).
- Fotocopierea documentelor cerute de instituție trebuie realizată gratuit de către aceasta, la cerere.
- S-au impus alternative pentru plata taxelor cu cardul (POS sau online).
Așadar, din 2023, această obligație a fost impusă și autorităților locale. Au fost introduse astfel interdicția solicitării de documente emise de alte instituții publice, interdicția solicitării de dosare cu șina și birotică, obligația acceptării documentelor semnate electronic calificat sau avansat, obligația fotocopierii gratuite, obligația informării privind durata de completare a formularelor, obligația oferirii de alternative de plată electronică, obligația comunicarii electronice cu precădere, obligația dezvoltării serviciilor publice electronice și obligația publicarii de date deschise pe portalul data.gov.ro.
Cu toate acestea, nu a fost prevăzut un mecanism coercitiv care să asigure respectarea efectivă a acestor obligații. Astfel, în forma sa actuala, legislația nu cuprinde niciun capitol dedicat contravențiilor și sancțiunilor. Autorii proiectului invocă rapoarte și sesizări primite de instituțiile publice și de organizațiile civice, la mai bine de 7 ani de la adoptarea legislației, cetățenii continuă să fie confruntați cu practici birocratice care încalcă în mod direct dispozitiile legale.
Astfel, proiectul introduce o serie de modificări, prima dintre ele fiind extinderea interdicției de a solicita copii de pe avize sau alte documente emise de alte instituții publice și asupra activităților de control, nu doar asupra celor de soluționare a cererilor pentru fumizarea unui serviciu public. Inițiatorii arată că norma actuala lasă un spațiu de manevră care permite menținerea unor practici birocratice în cadrul procedurilor de inspecție și control. În al doilea rând, proiectul introduce un regim sancționator pentru nerespectarea prevderillor în vigoare, pe trei paliere.
Proiectul adoptat acum în Senat introduce un regim sancționator pe trei paliere
Contravențiile săvârșite de personalul entităților publice vor fi sancționate cu amendă de la 1.000 lei la 5.000 lei.
Contravențiile săvârșite de conducătorul entității, privind respectarea unor obligații instituționale curente, vor fi sancționate cu amendă de la 2.000 lei la 10.000 lei.
Contravențiile săvârșite de conducătorul entității, privind respectarea unor obligații strategice, vor fi sancționate cu amendă de la 5.000 lei la 25.000 lei.
Autoritatea pentru Digitalizarea României are responsabilitatea constatării contravențiilor și a aplicării sancțiunilor
Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se va realiza de către personalul cu atribuții de control și inspecție din cadrul Autorității pentru Digitalizarea României, împutemicit prin ordin al președintelui acestei autorități. Constatarea se poate realiza din oficiu sau la sesizarea oricărei persoane vătămate.
Proiectul prevede și un termen de prescripție de 6 luni de la săvârșirea faptei, cu posibilitatea achitării a jumătate din minimul amenzii în termen de 15 zile de la comunicarea procesului-verbal, precum și drept la plângere in termen de 15 zile la judecătoria în a carei circumscripție a fost săvârșită contravenția și cu efect suspensiv de executare.
Autoritatea pentru Digitalizarea României va avea obligația publicării pe pagina proprie de internet dreptul persoanelor vătămate de a sesiza încălcările, datele de contact, un formular electronic standardizat de sesizare și un raport anual privind activitatea de constatare și sancționare.
